Yksi meidän johtama projekti tuli päätökseen keväällä ja kysyin projektipäälliköltä, millaista palautetta hän oli projektista saanut. Projektipäällikkö kertoi saaneensa erityistä kiitosta onnistuneesta projektiviestinnästä. Mitä ihmettä! Mieleeni palaa Osmo A. Wiion hieman pessimistisen viestinnän ensimmäinen laki. Mitä tässä projektissa tehtiin, että viestintä onnistui?

Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta.

Osmo A. Wiio

1. Projektin näkyvyydestä huolehdittiin useissa eri kanavissa

Tehokkaalla viestinnällä varmistettiin, että kaikki ovat tietoisia projektista. Viestintää tehtiin kaikissa yrityksen viestintäkanavissa, missä henkilöstö oli tottunut tietoa etsimään. Intrassa oli projektille oma sivu, mitä päivitettiin koko projektin ajan. Kohdistetuilla sähköposteilla jaettiin tietoa avainkontakteille, jotka jakoivat tietoa organisaatiossa eteenpäin.

Viestintää tuettiin graafisilla esitteillä, mihin oli koottu projektin tärkeitä päivämääriä ja tapahtumia. Esitteitä jaettiin kahvihuoneisiin, hisseihin, sihteereille sekä muille yhdyshenkilöille.

Projektin sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät olivat tunnistettu ja heille tehtävä viestintä oli myös suunniteltu ja aikataulutettu.

2. Tietoa jaettiin oikea-aikaisesti

Tiedottamisen määrä ei ole ainoa onnistumistekijä viestinnässä vaan viestinnän oikea-aikaisuus on myös oleellista. Tässä projektissa kiitosta tuli myös siitä. 

Informaatiota sai todella hyvin, riittävän ajoissa ja ymmärrettävässä muodossa. Kiitos siitä.

Loppukäyttäjän palaute

Projektissa tehtiin kriittistä käyttöönottoa, minkä vaikutuspiirissä oli lähes 10 000 käyttäjää. Ongelma palvelussa olisi saattanut aiheuttaa yrityksen toiminnalle vakavaa häiriötä. Oikea-aikainen tiedotus eli tässä tapauksessa riittävän ajoissa tehty tiedotus antoi henkilöstölle ja muille tahoille riittävästi aikaa varautua projektin aiheuttamiin toimenpiteisiin ja käyttökatkoksiin.

3. Viesti oli ymmärrettävässä muodossa

Projektiviestintää jalkautettiin yksiköiden infotilaisuuksiin, missä yhdyshenkilöt esittelivät projektia. Projektin infotilaisuuksia järjestettiin sekä fyysisenä tilaisuutena että virtuaalisena verkkotapahtumana, jotta jokaisella olisi mahdollisuus osallistua. Näin tarjoutui mahdollisuus myös kysyä epäselvistä asioista. Eräskin loppukäyttäjä totesi, että ei varmasti jäänyt viestinnästä ja tiedottamisesta kiinni, jos jollain oli palvelun käyttöönotossa ongelmia.  

Tunnista, millä sanoilla sinun pitää puhua yleisöllesi, jotta he ymmärtävät viestisi. Erityisesti tärkeys korostuu, kun tehdään tietojärjestelmäprojektia organisaatiolle, jonka liiketoiminta ja osaaminen ei ole IT-järjestelmissä. Vältä oman alasi jargonia ja puhu kieltä, mitä kuka tahansa pystyy ymmärtämään. Jos et ole varma ymmärrettävyydestä, testaa viestin ymmärrettävyys koelukijoilla ja pyydä palautetta. Tässäkin projektissa toimittiin niin. 

Mikä oli lopputulos?

Projekti onnistui saavuttamaan sille asetetut tavoitteet ja projektiviestinnän merkitys onnistumisessa oli erittäin iso. Hyvällä projektiviestinnällä saatiin aikaan se, että projekti ei juurikaan häirinnyt yrityksen työntekijöitä, vaikka projektissa otettiin käyttöön palvelua, mikä vaikutti jokaisen työtehtävään. Viestinnän avulla henkilöstö pystyi ennalta varautumaan palvelun käyttöönoton toimenpiteisiin ja huolehtimaan etukäteen tarvittavista asioista ilman arkityötä vaikeuttavia ongelmia. Oliko tämä nyt sitten sattumaa vai taitoa, joka tapauksessa se oli hienoa työtä projektipäälliköltä!

Mitä oppeja sinä olet saanut projektiviestinnästä? Kommentoi ja kerro näkemyksesi ja jaa meidän kanssamme LinkedInissä tai Facebookissa tunnisteella #notkiait. Tai ole meihin yhteydessä ja mietitään yhdessä, mitkä keinot auttavat teidän projektejanne menestymään. 

Projektipäällikkömme Päivi Kähönen-Anttila pitää esityksen tästä aiheesta Projektiyhdistyksen Projektipäivillä 30.10.2019. Tervetuloa mukaan seminaariin!

Takaisin Blogi-sivulle